Совместное использование программ «1С:Управление небольшой фирмой» и «1С:Бухгалтерия 8»

Глава подготовлена специалистами компании «РАУ АйТи»

(www.rau-it.ru), специализирующейся на внедрении и сопровождении «1С:Управление небольшой фирмой 8».

Программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» предназначена для ведения нефискального оперативного учета для целей управления. Для бухгалтерского и налогового учета рекомендуется использовать

«1С:Бухгалтерию 8»). Механизм обмена данными позволяет автоматически выгружать необходимые для ведения регламентированного учета справочники и документы из программы «1С:Управление небольшой фирмой 8» в

«1С:Бухгалтерию 8».

  • В «Бухгалтерию 8» могут быть перенесены необходимые справочники и документы из разделов «Продажи»,

«Закупки», «Производство», «Деньги».

  • Документы, связанные с учетом и начислением зарплаты, учетом имущества, начислением налогов в обмене не участвуют. Это связано с тем, что они созданы только для целей управленческого учета и не могут без дополнительной корректировки являться основой для отражения в учете регламентированном.

Из «1С:Бухгалтерии 8» в управленческую систему можно загрузить справочники и документы, отражающие движения денежных средств по банку и кассе. Более подробная информация о соответствии выгружаемых данных содержится в документе «Совместное использование в файле поставки обновления программы

«1С:Бухгалтерия 8».

Важной особенностью механизма обмена является обособленная настройка счетов учета номенклатуры и расчетов с контрагентами в двух программах. Это обусловлено тем, что цели ведения учета в программах существенно различаются.

Обмен данными между информационными базами может инициироваться по команде пользователя или автоматически по заданному расписанию.

Документы и элементы справочников, участвующие в обмене, при создании или изменении регистрируются к обмену в служебной таблице. В момент выгрузки из «1С:Управление небольшой фирмой» формируется файл, который содержит данные зарегистрированных справочников и документов. При загрузке в «1С:Бухгалтерию 8» происходит синхронизация данных. Сопоставление осуществляется автоматически по определенным полям поиска, но пользователь может внести изменения в параметры синхронизации или вручную сопоставить объекты.

Настройка обмена данными

Для того чтобы выполнять обмен данными между программами, необходимо его настроить. Первоначальную настройку рекомендуется сначала выполнить в «1С:Управление небольшой фирмой»и завершить ее в

«1С:Бухгалтерии 8». Перед началом проведения обмена в программе «1С:Бухгалтерия 8» должны быть заведены организации, по которым загружаются документы, настроены учетные политики и введены начальные остатки (документы ввода начальных остатков не переносятся).

По умолчанию функция обмена данными отключена. Чтобы ее включить, в разделе Администрирование на панели действий Настройка параметров нужно открыть окно настройки.

Перейдем в настройки сервисных функций, на вкладку Обмен данными и установим флажок в поле Использовать обмен данными (рисунок 11.1). Рекомендуется установить префикс информационной базы. При обмене данными значение префикса будет добавляться к номеру загружаемого объекта, что позволит определить его происхождение.

image0

Рисунок 11.1. Настройка функции обмена данными

Чтобы создать новый обмен с бухгалтерской программой в разделе Администрирование в меню панели навигации Обмены данными нажмем кнопку Создать / Создать обмен с конфигурацией Бухгалтерия Предприятия 2.0 (рисунок 11.2).

image1

Рисунок 11.2. Окно списка настроек обмена

При первоначальной настройке необходимо в помощнике настройки обмена данными выбрать Шаг 1. Создать новый  обмен данными  и нажать кнопку Далее  (рисунок 11.3).

image2

Рисунок 11.3. Помощник настройки обмена данными

Есть два варианта создания обмена: через локальный или сетевой каталог, либо через FTP-ресурс. В зависимости от выбранного способа передачи данных, необходимо будет настроить параметры, определяющие сохранение файла обмена (рисунок 11.4).

image3

Рисунок 11.4. Настройки обмена данными через локальный каталог

Если требуется ограничить доступ к файлу выгрузки или оптимизировать его передачу по каналам связи, то файл можно формировать в архиве и при необходимости установить к нему пароль.

На следующем шаге присваивается наименования настройке обмена, устанавливаются ограничения выгрузки данных и определяются значения по умолчанию для загружаемых документов. Чтобы установить ограничения для выгрузки следует нажать кнопку Настроить ограничения. В окне Настройка ограничения передачи данных в базу-приемник (рис. 11.5) указывается дата, ранее которой созданные документы выгружаться не будут. Также, можно ограничить выгрузку документов только по выбранным организациям, установив флажок Передавать данные только по выбранным организациям. В случае, если из программы «1С:Бухгалтерия 8» будут загружаться документы по банку и кассе, есть возможность установить значения по умолчанию для заполнения реквизитов этих документов, нажав кнопку Изменить в окне Настройка параметров обмена данными.

image4

Рисунок 11.5. Установка отбора выгрузки данных по организации

В следующем окне помощника настройки обмена данными выводится сводная информация о произведенных ранее настройках обмена (рисунок 11.6).

image5

Рисунок 11.6. Список параметров обмена

После нажатия кнопки Далее система сформирует файл с параметрами обмена, который будет использоваться при продолжение настройки в «1С:Бухгалтерии 8», и предложит выполнить выгрузку данных (рисунок 11.7). Рекомендуется согласиться с этим, и нажать кнопку Готово. В противном случае, система сохранит настройки, но выгрузка данных не произойдет, и ее нужно будет произвести отдельно.

image6

Рисунок 11.7. Завершение настройки обмена в УНФ

Второй этап настройки обмена выполняется в программе «1С:Бухгалтерия 8». Перед продолжением настройки необходимо включить в настройках программы использование обмена данными и указать тот префикс информационной базы, который был указан в поле Префикс второй информационной базы при настройке обмена в управленческой программе (рисунок 11.8).

image7

Рисунок 11.8. Установка опции обмена в «1С: Бухгалтерия»

Настройка обмена создается в окне Обмены данными / Сервис / Обмен данными с продуктами на платформе 1С:Предприятие 8.2. При нажатии кнопки Создать/ Создать обмен с конфигурацией

«Управление небольшой фирмой, ред. 14», появится помощник создания обмена данными (рисунок 11.9). В нем следует продолжить создание обмена данными, указав ранее созданный файл с настройками обмена.

image8

Рисунок 11.9. Продолжение настройки обмена

в «1С:Бухгалтерии 8»

В следующем окне необходимо указать тот же каталог обмена, который был указан в настройках выгрузки из

«1С:Управление небольшой фирмой». Заканчивается настройка закрытием помощника настройки обмена и всплывающим окном с сообщением, предлагающем выполнить загрузку данных (рисунок 11.10). В появившемся окне после нажатия кнопки Далее начнется считывание файла с данными.

image9

Рисунок 11.10. Загрузка данных в «1С:Бухгалтерию 8»

В результат этого процесса программа сформирует список объектов, готовых к загрузке в информационную базу (рисунок 11.11).

image10

Рисунок 11.11. Окно сопоставления объектов

Независимо от того, в пустую информационную базу или уже в содержащую информацию загружаются данные, следует сопоставить справочники и документы – это исключит появление дублей в программе.

Для автоматической синхронизации данных нажмите кнопку Автоматическое сопоставление (по умолчанию). После этого система самостоятельно сопоставит все загружаемые данные.

Следующим шагом выполнения обмена является непосредственно загрузка данных. Она начинается по команде

Выполнить загрузку данных. Данные из файла загрузятся в информационную базу.

После загрузки произойдет процесс выгрузки данных из «1С:Бухгалтерии 8». Для того чтобы провести загрузку справочников и документов в «1С:Управление небольшой фирмой», необходимо произвести повторный обмен в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8». В окне обмена данными нужно нажать кнопку Выполнить сейчас (рисунок 11.12). После этого закончится синхронизация данных, и система выведет сообщение о завершении обмена.

image11

Рисунок 11.12. Загрузка данных

в «1С:Управление небольшой фирмой»

Выполнение обмена

Процесс выполнения обмена происходит в три этапа:

  1. Выгрузка данных из «1С:Управление небольшой фирмой»;
  1. Загрузка в «1С:Бухгалтерию 8»;
  2. Загрузка в «1С:Управление небольшой фирмой».

Для того, чтобы произвести выгрузку данных из «1С:Управление небольшой фирмой», необходимо в окне обмена данными нажать кнопку Выполнить сейчас. После нажатия кнопки, произойдет формирование файла с данными.

В «1С:Бухгалтерии 8» следует перейти Сервис / Обмен данными с продуктами на платформе 1С: Предприятие 8.2 / Обмены данными. Затем нажать кнопку Выполнение обмена данными – Выполнить автоматически (рисунок 11.13). Программа загрузит все новые и измененные данные.

image12

Рисунок 11.13. Загрузка данных в «1С:Бухгалтерию 8»

После выполнения этой операции необходимо закончить процедуру обмена в программе «1С:Управление небольшой формой 8» таким же образом, как было написано выше (рисунок 11.12).

Настройка сценариев обмена

Сценарий обмена определяет автоматически выполняемое действие при обмене – выгрузка, загрузка, и устанавливает расписание, по которому будет происходить обмен.

Сценарии обмена настраиваются в программах «1С:Управление небольшой фирмой 8» и «1С:Бухгалтерия 8». Настройка сценария обмена в «1С:Управление небольшой фирмой» осуществляется в разделе Администрирование пункте меню панели навигации Обмены данными. Чтобы настроить обмен, необходимо


нажать кнопку Настройка/ Сценарии обмена данными. Откроется окно со списком сценариев обмена для созданного плана обмена. Нажмите кнопку Добавить. Появится окно нового сценария, содержащее список действий, которые должна произвести программа по расписанию (рисунок 11.14). В случае, если установлена галочка Использовать расписание, система будет автоматически выгружать и загружать данные с заданной периодичностью.

image13

Рисунок 11.14. Создание нового сценария обмена данными

По умолчанию расписание установлено на совершение обмена каждый день, однако, его можно изменить, перейдя по гиперссылке в окно Расписание (рисунок 11.15).

image14

Рисунок 11.15. Установка периода выполнения обмена

Аналогичным способом сценарии обмена настраиваются в программе «1С:Бухгалтерия 8».

Особенности использования обмена

Рассмотрим на нескольких примерах особенности использования обмена между «1С:Управление небольшой фирмой 8» и «1С:Бухгал-терия 8».

Пример 1

В программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» ведется консолидированный учет по двум организациям:

«Ветерок» и «Торговый дом». Бухгалтерский учет ведется только по одной организации – «Торговый дом». Бухгалтер уже сдала отчетность и закрыла 1-й квартал. Требуется настроить обмен таким образом, чтобы

исключить перенос из «1С:Управление небольшой фирмой» в «1С:Бухгалтерию 8» документов за 1-й квартал.

На первом этапе настройки обмена в «1С:Управление небольшой фирмой» необходимо установить отбор по организации для выгружаемых документов. Далее, чтобы не допустить изменения данных в бухгалтерской базе за первый квартал, в функционале обмена данными существует возможность установить дату выгрузки документов. Документы, которые были изменены или созданы датой, предшествовавшей установленной дате выгрузки, регистрироваться к обмену не будут, а следовательно не будет происходить их выгрузка в

«1С:Бухгалтерию 8» (рисунок 11.16).

image15

Рисунок 11.16. Настройка обмена

Пример 2

Организация «Торговый дом» оказывает услуги по ремонту оборудования контрагенту «Мир кондиционеров» и раз в месяц производит закупку специализированных инструментов у этого же контрагента. Таким образом,

«Мир кондиционеров» выступает и в качестве покупателя и в качестве поставщика. Необходимо обеспечить корректную выгрузку в «1С:Бухгалтерию 8» данных по взаиморасчетам с указанным контрагентом.

В случае, когда учитываются взаиморасчеты с контрагентом, который является и покупателем, и поставщиком, важно, чтобы в карточках договоров, по которым ведутся взаиморасчеты, был установлен правильный вид договора. То есть в договоре, по которому «Торговый дом» оказывает услуги, вид договора должен быть «С покупателем», а в карточке договора, по которому организация закупает товары, данное поле должно иметь значение «С поставщиком» (рисунок 11.17).

Если эти условия выполнены, то договоры контрагента, а также взаиморасчеты с ним будут корректно загружены в «1С:Бухгалтерию 8», в противном случае документы отгрузки и поступления в «1С:Бухгалтерии 8» не будут проведены и потребуют ручной корректировки.

image16

Рисунок 11.17. Договор закупки товаров № 58 от 01.01.2012

Перед использованием обмена данными стоит также учесть следующие моменты:

  1. В виду того, что в программе «1С:Бухгалтерия 8» не ведется учет номенклатуры в разрезе характеристик, то характеристики, созданные в «1С:Управление небольшой фирмой» не выгружаются». Если, например, в

«1С:Управление небольшой фирмой» учет товара «Футболка х/б» ведется по характеристикам (размер и цвет) –

«Футболка х/б» (L, красная)», «Футболка х/б (L, синяя)», то в «1С:Бухгалтерию 8» выгрузится номенклатура в виде одной позиции «Футболка х/б» без характеристик. На рисунке 11.18 изображен документ «Расходная накладная», содержащий номенклатурные позиции с характеристиками, а на рисунке 11.19 тот же самый документ, после загрузке в базу «1С:Бухгалтерия 8» – уже без характеристик.

image17

Рисунок 11.18. Документ «Расходная накладная» с характеристиками в УНФ

image18

Рисунок 11.19. Документ «Расходная накладная» после загрузке в «1С:Бухгалтерию 8»

  1. В «1С:Бухгалтерию 8» переносятся документы с тем же состоянием, в котором они были на момент выгрузки из «1С:Управление небольшой фирмой». То есть, если выгружался не проведенный или помеченный на удаление документ, то в «1С:Бухгалтерию 8» он загрузится как не проведенный или помеченный на удаление соответственно.
  2. Для корректного обмена важно отслеживать актуальность правил обмена (рисунок 11.20): правил конвертации и правил регистрации. Эти правила определяют алгоритм преобразования данных, выгружаемых из

«1С:Управление небольшой фирмой» в «1С:Бухгалтерию 8». Порядок обновления правил обмена содержится в информационном файле в поставке обновления программы «1С:Бухгалтерия 8».

image19

Рисунок 11.20. Правила обмена данными

image20

[1] Источник – Википедия. Свободная энциклопедия.

[2] Определение дано в соответствии со стандартом проектного управления  PMI PMBOOK

[3] Для розничной торговой точки, имеющий тип «Розница (суммовой учет)» не будет вестись количественный учет товаров в торговой точке.

[4] Помимо документа Распределение затрат, списание материалов выполняется и документом Закрытие месяца, о котором вы также узнаете, прочитав главу «Финансы».

[5] Под себестоимостью в программе «1С:УНФ 8» понимается себестоимость производства. У услуг ее не бывает.

Но если в вашей компании тем не менее принято для услуг считать себестоимость, необходимо в карточке каждой услуги (в справочнике Номенклатура) указать для нее тип Работа. Тогда возможности по расчету себестоимости будут вам доступны, в частности, вы сможете списать материалы и начислить сдельную зарплату в заказ-наряде.

[6] Интересно, что потребности в запасах, обусловленные не заказами покупателей, а параметрами управления запасами (минимальный и максимальный уровень), тоже расцениваются программой как просроченные и будут показаны красным цветом.

[7] Справедливости ради, надо заметить, что в небольших фирмах такое встречается нечасто. Обычно все же используется один вид плана.

[8] Настройка панели навигации и другие вопросы, связанные с интерфейсом программы, рассматриваются во второй главе книги.

[9] События рассмотрены в главе о продажах.

[10] Подробно финансовые показатели и финансовые отчеты рассмотрены в главе о финансах.

[11] «Регион» создан как дополнительный реквизит справочника «Контрагенты». О том, как это сделать, мы рассказывали в главе об управлении продажами.

[12] Под затратами будем понимать то, что входит в состав себестоимости выпущенной продукции (выполненных работ). Под расходами – то, что не включается в себестоимость, а относится непосредственно на финансовый результат текущего месяца.